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Compras

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Como criar um fornecedor​

Ficas com um fornecedor pronto a ser escolhido num documento de compra, numa encomenda ou num produto.

Antes de começar: o workspace Compras e permissão de escrita em Fornecedores. O NIF é verificado pela plataforma e não se pode repetir.

  1. Na barra lateral, abre o rail Fornecedores e clica em Adicionar. O diálogo Adicionar Fornecedores abre no separador Dados, com Notas e Documentos ao lado.

  2. Em Identificação, preenche Nome, NIF, Morada e País.

    Diálogo Adicionar Fornecedores, na secção Identificação

  3. Em Comercial, escolhe o Regime — Normal, Intracomunitário ou Isento — e liga Autoliquidação num fornecedor intracomunitário. Retenção na fonte é a percentagem da base que a validação de um documento desconta ao total, e Prazo de pagamento é o número de dias acordado.

  4. Desce até Contacto e preenche Pessoa de contacto, Email, Telefone e IBAN, e escolhe o Responsável, que é avisado quando lhe atribuis o fornecedor. Confirma em Adicionar.

  5. O Código (FOR-001, FOR-002, …) não se escreve: é atribuído na gravação e é por ele que os outros registos apontam para este fornecedor. Na secção Relação, Total comprado e Em dívida somam-se a partir dos documentos deste fornecedor, e o separador Documentos lista-os.

  6. O rail Painel é onde lês o estado das compras, no período escolhido em Dia, Semana, Mês, Trimestre, Semestre ou Ano: os indicadores Em dívida, Total comprado, Aguardam revisão, Valor em stock e Abaixo do mínimo, os gráficos Compras por fornecedor, Compras por mês e IVA por taxa, e duas tabelas — os documentos por Vencimento, Número, Fornecedor e Saldo, e os movimentos por Data, Produto, Tipo, Quantidade e Valor.

    Painel de compras com os cinco indicadores, os gráficos e as duas tabelas

Ver também​

Como criar um produto​

Ficas com um artigo que pode entrar nas linhas de compra e, se assim o disseres, mover stock.

Antes de começar: permissão de escrita em Produtos; o fornecedor habitual, se quiseres indicá-lo, tem de existir.

  1. Abre o rail Produtos e stock, fica no separador Tabela e clica em Adicionar. O diálogo Adicionar Produtos abre no separador Dados, com Notas e Movimentos ao lado.

  2. Em Artigo, preenche Nome e escolhe Categoria e Unidade. Ativo e Gere stock vêm ligados; desliga Gere stock num serviço ou noutra coisa que é faturada e nunca entra em armazém — é isso que impede as horas de manutenção de serem lançadas como stock. O Código de barras fica ao lado.

    Diálogo Adicionar Produtos, na secção Artigo

  3. Em Compra, escolhe o Fornecedor habitual. Preço da última compra e Custo médio não se escrevem à mão: são atualizados pelas compras e pelos movimentos.

  4. Em Stock, define o Stock mínimo e escolhe o Responsável, que é quem recebe o aviso de rutura. Stock atual e Valor em stock vêm dos movimentos.

  5. Confirma em Adicionar. O Código (PRD-001, PRD-002, …) não está no formulário: é atribuído na gravação e é por ele que as linhas de compra e os movimentos apontam para o produto.

  6. Quando o Stock atual desce abaixo do Stock mínimo, o produto passa a aparecer no separador Abaixo do mínimo e o Responsável é notificado.

Ver também​

Como lançar uma fatura de compra​

Ficas com o documento e as suas linhas na base, prontos a serem validados.

Antes de começar: o fornecedor criado e as taxas do rail Taxas — as doze taxas em vigor já vêm com o workspace.

  1. Abre o rail Documentos, fica no separador Tabela — ao lado de Por estado e Por pagar — e clica em Adicionar.

  2. No diálogo Adicionar Documentos de compra, secção Documento, escolhe o Tipo — Fatura, Fatura-recibo, Nota de crédito ou Guia de remessa — e preenche Número do fornecedor, Fornecedor, Data e Vencimento.

    Diálogo Adicionar Documentos de compra, na secção Documento

  3. Na secção Estado, escolhe Rascunho enquanto lanças as linhas, marca a Origem como Manual e escolhe o Responsável. Encomenda liga o documento à encomenda que o originou; Duplicado de e Linhas de e-Fatura são escritos pelas automações. Desce até Valores para veres Base, IVA e o resto, que vêm das linhas. Confirma em Adicionar: o Número (DC-0001, DC-0002, …) é atribuído na gravação.

  4. Os separadores Linhas, Pagamentos, Movimentos e e-Fatura estão fechados enquanto o documento não existir. Reabre o registo e vai a Linhas: cria uma linha por artigo, com Produto, Descrição, Quantidade, Preço unitário, Desconto e Taxa de IVA; Base, IVA e Total calculam-se a partir desses valores.

  5. Numa compra sem IVA, escolhe a taxa Isenta da região e preenche o Motivo de isenção — M40 — IVA autoliquidação num fornecedor intracomunitário.

  6. Com as linhas completas, passa o Estado a Validado: é a validação que fixa os totais do documento e lança o stock.

Ver também​

Como importar uma fatura em PDF​

O ficheiro dá origem ao documento com o cabeçalho e as linhas já lidos, à espera de revisão.

Antes de começar: a vista Importar com a automação Importar fatura de compra ligada, e os fornecedores com o NIF preenchido — é por ele que o fornecedor é reconhecido.

  1. Abre o rail Importar. Sem nada carregado, a vista mostra Sem documentos e o botão Carregar documento.

    Rail Importar vazio, com Sem documentos e o botão Carregar documento

  2. Clica em Carregar documento e escolhe um ficheiro PDF, JPG ou PNG até 10 MB. O carregamento cria o documento e arranca a leitura; carregar o mesmo ficheiro outra vez volta ao mesmo documento em vez de criar um segundo.

  3. A partir do primeiro documento, a vista ganha a barra com Carregar, Pesquisar, Filtrar e Revisões, que conta as que estão à tua espera. Abre-o e escolhe a revisão deste documento.

  4. No separador Documento, confere o cabeçalho e as linhas contra a imagem ao lado; o separador Erros lista o que falta e Validar verifica os totais e as ligações antes de aprovares.

  5. Confirma em Aprovar e retomar. Se os totais não baterem certo, escolhes entre Aprovar mesmo assim e Voltar e corrigir; Guardar deixa a revisão a meio e, se rejeitares o documento, o rodapé passa a Rejeitar e repetir, que manda ler o ficheiro de novo, e Rejeitar e retomar.

  6. O documento fica em Aguarda revisão com a Origem em OCR, o fornecedor resolvido pelo NIF e as linhas lançadas. Confere-o no rail Documentos e valida-o.

Ver também​

Como validar um documento de compra​

O documento fixa Retenção, Total a pagar e Saldo, e as entradas de stock ficam lançadas.

Antes de começar: o documento com as linhas certas e num Estado diferente de Validado.

  1. Abre o rail Documentos. No separador Tabela o Estado edita-se na própria célula; no separador Por estado arrasta-se o cartão para a coluna do estado novo — Rascunho, Aguarda revisão, Validado, Paga ou Rejeitado. Cada cartão mostra o tipo, o número, o fornecedor, o total e a data.

    Quadro Por estado, com as colunas Rascunho, Aguarda revisão, Validado e Paga

  2. Passa o Estado a Validado. As linhas são somadas e o documento fica com a Retenção (pela Retenção na fonte do fornecedor), o Total a pagar e o Saldo escritos.

  3. Ao mesmo tempo é criada uma Entrada em Movimentos de stock por cada linha cujo produto tem Gere stock ligado, com o Preço unitário da linha como custo.

  4. Uma Fatura-recibo fica logo com o Saldo a zero, uma Nota de crédito não mexe no stock e numa Guia de remessa a validação não lança nada — a mercadoria entra pela fatura que vem a seguir.

  5. Validar duas vezes não duplica movimentos. Para refazer os totais depois de corrigires uma linha, muda o Estado para outro valor e volta a Validado.

  6. Na secção Valores, Base, IVA, Total e Pago acompanham sempre as linhas e os pagamentos, enquanto Retenção, Total a pagar e Saldo são a fotografia tirada na validação.

Ver também​

Como conciliar o e-Fatura​

As linhas exportadas do portal da AT ficam ligadas aos teus documentos, e o que não bate certo fica identificado.

Antes de começar: o ficheiro exportado do portal e-Fatura e os fornecedores com o NIF preenchido.

  1. Abre o rail Conciliação, que começa no separador Por conciliar — a lista das linhas do portal que ainda não encontraram documento, cada uma com o emitente, o número do documento, a data e o Total; ao lado estão Sem documento, Diferenças, Duplicados, e-Fatura e Sem e-Fatura.

    Separador Por conciliar do rail Conciliação, com uma linha do portal

  2. Importa o ficheiro pelo ícone Importar da barra do separador e-Fatura, mapeando as colunas para NIF do emitente, Nome do emitente, Número do documento, Data de emissão, Tipo, Situação, Base tributável, IVA e Total. Uma linha repetida — o mesmo número do mesmo emitente — é recusada logo na importação.

  3. Cada linha importada procura o fornecedor pelo NIF e o documento de compra com esse número, e escreve o resultado em Conciliação: Conciliado quando o total bate certo até cinco cêntimos, Diferença de valor quando se afasta mais do que isso e Sem documento quando não existe nenhum.

  4. Trata o que sobra nos separadores Por conciliar, Sem documento e Diferenças. Ignorado marca-se à mão, numa linha que está no ficheiro e não é uma compra da empresa.

  5. O separador Sem e-Fatura faz o caminho inverso: documentos já Validado que nenhuma linha do portal confirmou. Uma aquisição intracomunitária nunca aparece no portal, e por isso fica sempre nesta lista.

  6. Dentro de um documento, o separador e-Fatura mostra as linhas do portal que lhe correspondem.

Ver também​

Como registar um pagamento​

O Saldo do documento desce e, quando chega a zero, o documento passa a Paga.

Antes de começar: o documento já Validado — é a validação que escreve o Total a pagar de onde o saldo é calculado.

  1. No rail Documentos, o separador Por pagar lista os documentos por liquidar, ordenados pelo Vencimento.

  2. Abre o rail Pagamentos e clica em Adicionar. O diálogo Adicionar Pagamentos não tem secções: os campos vêm seguidos no separador Dados.

    Diálogo Adicionar Pagamentos sobre a tabela de pagamentos

  3. Preenche a Referência e escolhe o Documento; o Total a pagar aparece a seguir, só de leitura. A Data já vem com a de hoje.

  4. Preenche o Valor e o Método — Transferência, Débito direto, Multibanco, Numerário, Cheque ou Cartão — e junta o Comprovativo em Selecionar ficheiro. Confirma em Adicionar (Ctrl+S); sair sem gravar pergunta Descartar alterações?, onde Sair sem guardar deita fora o que escreveste.

  5. O Saldo do documento é recalculado a partir de todos os pagamentos dele. Quando fica a zero, o Estado passa a Paga; um pagamento parcial só mexe no saldo. Um pagamento registado num documento ainda não validado não altera nada — valida o documento e regista o pagamento a seguir.

  6. Três dias antes do Vencimento, às 09:00, o Responsável do documento recebe um lembrete no sino e por email, a não ser que já esteja Paga.

Ver também​

Como acompanhar o stock e o custo médio​

Cada produto mostra o Stock atual, o Custo médio e o Valor em stock acertados com os movimentos.

Antes de começar: os produtos com Gere stock ligado e um Responsável, e os documentos de compra validados.

  1. Abre o rail Movimentos. A tabela mostra Produto, Tipo — Entrada, Saída ou Ajuste —, Data, Quantidade, Custo unitário e Valor, da data mais recente para trás, com o total do Valor no rodapé.

    Tabela de movimentos de stock, por data descendente

  2. As entradas de compra são criadas pela validação dos documentos. Para uma saída ou uma correção, clica em Adicionar: numa Saída usa o Custo médio do produto naquele momento, e um Ajuste aceita quantidade negativa.

  3. Cada movimento gravado recalcula o Custo médio, o Stock atual e o Valor em stock do produto a partir de todos os movimentos dele. O custo médio é cumulativo sobre as entradas — uma saída não o altera.

  4. No rail Produtos e stock, o separador Tabela mostra esses números lado a lado e soma o Valor em stock no rodapé.

  5. O separador Abaixo do mínimo junta os produtos cujo Stock atual ficou abaixo do Stock mínimo, cada um com o nome, a categoria e o Stock atual; o Responsável do produto é notificado no momento em que isso acontece.

    Separador Abaixo do mínimo, com o stock atual de cada produto

  6. Dentro de um produto, o separador Movimentos mostra o histórico que deu naqueles números.

Ver também​

Como tratar um documento duplicado​

A mesma fatura lançada duas vezes fica assinalada, sem ser apagada nem recusada.

Antes de começar: os documentos com Fornecedor e Número do fornecedor preenchidos, e um Responsável a quem avisar.

  1. Sempre que o Número do fornecedor ou o Fornecedor de um documento mudam, é procurado outro documento do mesmo fornecedor com o mesmo número.

  2. Se existir, o documento mais recente fica com Duplicado de a apontar para o primeiro e o Responsável é notificado. O Estado não é tocado: a decisão é de quem lança.

  3. Abre o rail Conciliação e o separador Duplicados para veres os que estão assinalados. Sem nenhum caso, a lista mostra Sem registos para mostrar — é assim que o workspace começa.

    Separador Duplicados do rail Conciliação, sem registos

  4. Abre o documento e compara-o com o original, que aparece em Duplicado de na secção Estado. Se for mesmo repetido, passa o Estado a Rejeitado; se o lançamento for legítimo, limpa o campo Duplicado de.

  5. Carregar o mesmo ficheiro duas vezes no rail Importar não cria um duplicado: o segundo carregamento volta ao documento que o primeiro criou.

  6. Um documento criado de raiz já com o número preenchido não é verificado — só a alteração posterior do Número do fornecedor ou do Fornecedor dispara a procura.

Ver também​