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Como criar uma empresa

Ficas com uma empresa pronta a ser escolhida num contacto, numa oportunidade ou numa proposta.

Antes de começar: o módulo Comercial do workspace e permissão de escrita em Empresas.

1. Na barra lateral, abre o rail Empresas e clica em Adicionar. O diálogo Adicionar Empresas abre no separador Dados, com Notas ao lado; Contactos e Oportunidades só abrem depois de gravares.

2. Em Identificação, preenche Nome e NIF, escolhe o Setor, a Dimensão e o Estado — Prospeto, Cliente, Antigo cliente ou Parceiro — e o Responsável, que é avisado quando lhe atribuis a empresa.

   

3. Em Contactos, preenche Website, Email, Telefone, Cidade e País. Confirma em Adicionar.

4. O Código (EMP-001, EMP-002, …) não está no formulário: é atribuído na gravação e é por ele que os contactos, as oportunidades e as propostas apontam para esta empresa.

5. Na secção Relação, no fundo do diálogo, Valor em aberto e Oportunidades só se leem: somam-se a partir das oportunidades da empresa. Reabre a ficha e são os separadores Contactos e Oportunidades que as listam — é de lá que se acrescenta uma sem sair dali.

6. O separador Cartões do rail mostra as empresas agrupadas por Estado, com o Setor e o Valor em aberto no cartão.

Ver também

• Vista Formulário
• Rollup

Como criar um contacto

Ficas com uma pessoa ligada a uma empresa, pronta a receber atividades e a entrar numa oportunidade.

Antes de começar: a empresa já criada — é por ela que o contacto se liga ao resto.

1. Abre o rail Contactos e clica em Adicionar. O diálogo Adicionar Contactos abre no separador Dados, com Notas ao lado; Atividades e Oportunidades só abrem depois de gravares.

   

2. Em Pessoa, preenche Nome e Cargo, escolhe a Empresa na lista, o Papel na decisão — Decisor, Influenciador, Utilizador ou Gatekeeper — e o Responsável.

3. Em Contacto, preenche Email, Telefone e Telemóvel, escolhe a Origem e liga o Consentimento quando a pessoa o deu. Confirma em Adicionar.

4. O Código (CON-001, CON-002, …) é atribuído na gravação e é por ele que as atividades e as oportunidades apontam para este contacto.

5. Deixa a Última interação, na secção Atividade, por preencher: a automação Atividade concluída escreve-lhe a data quando uma atividade deste contacto passa a Concluída.

6. Reabre o contacto e usa o separador Atividades para registar uma chamada ou uma reunião sem sair da ficha.

Ver também

• Lista Ligada
• Como ligar um registo a outro

Como registar uma lead

Ficas com um interessado no quadro de leads, pontuado e atribuído, antes de haver ficha de empresa.

Antes de começar: permissão de escrita em Leads; a campanha, se a lead vier de uma.

1. Abre o rail Leads, no separador Quadro, com as colunas Novo, Contactado, Qualificado e Não qualificado; Convertido é a quinta e fica fora do ecrã até rolares para a direita.

   

2. Clica em Adicionar. No diálogo Adicionar Leads, preenche Nome, Empresa, Email e Telefone, e escolhe a Origem e a Campanha.

3. Empresa é texto e não uma ligação: uma lead ainda não tem ficha de empresa, e é isso que a distingue de um contacto.

4. Escolhe o Estado, a Pontuação de 0 a 100 — que se desenha como barra no cartão, por baixo da empresa — e o Responsável, que é avisado da atribuição. Confirma em Adicionar.

5. À medida que falas com a pessoa, arrasta o cartão para a coluna seguinte e atualiza a Última interação; Dias sem contacto conta a partir dela.

6. O separador Tabela ordena pela Pontuação, da maior para a menor, e deixa mudar Estado e Pontuação na própria célula.

Ver também

• Vista Kanban
• Como trabalhar na vista kanban

Como converter uma lead em contacto

A lead fica marcada como convertida e ligada ao contacto que passou a representá-la.

Antes de começar: a lead trabalhada até Qualificado e a empresa dela criada em Empresas.

1. A conversão é um gesto teu: começa por criar o contacto no rail Contactos, com os dados da lead e a empresa escolhida.

2. Volta ao rail Leads e abre a lead pelo separador Tabela, que mostra Nome, Código, Empresa, Email e Telefone; rola para a direita para chegares à Pontuação, ao Estado e aos Dias sem contacto.

   

3. No campo Contacto da lead, escolhe o contacto que acabaste de criar.

4. Passa o Estado a Convertido. A automação Lead convertida escreve a data de hoje em Convertida em.

5. A conversão conta para a Taxa de conversão da campanha, que se lê no rail Campanhas ao lado de Leads.

Ver também

• Workflows
• Como ligar um registo a outro

Como mover uma oportunidade no funil

A fase muda, a contagem de dias recomeça e os números do pipeline acompanham.

Antes de começar: a oportunidade criada, com Empresa e Valor preenchidos.

1. Abre o rail Pipeline e passa ao separador Funil: as colunas Qualificação, Proposta, Negociação e Fecho, com o título, a empresa, o Valor e o Fecho previsto em cada cartão. Ganha e Perdida vêm a seguir, fora do ecrã.

   

2. Arrasta o cartão para a fase seguinte. O Adicionar do cabeçalho de uma coluna cria logo uma oportunidade nessa fase.

3. A automação Fase alterada escreve a data de hoje em Na fase desde, e é dela que Dias na fase conta. Ambas se mostram na secção Fecho do formulário, e não se escrevem à mão.

4. Probabilidade (%) e Valor ponderado são calculados a partir da fase — 10% em Qualificação, 30% em Proposta, 60% em Negociação, 90% em Fecho — e também não se editam.

5. No separador Tabela, a Fase e o Valor editam-se na própria célula, e o rodapé soma Valor e Valor ponderado.

Ver também

• Vista Kanban
• Fórmula

Como criar uma proposta

Ficas com a proposta, as linhas e o total, prontos a enviar ao cliente.

Antes de começar: a oportunidade criada e os artigos no rail Produtos.

1. Abre o rail Propostas e clica em Adicionar — o botão é o mesmo no separador Tabela e no Ficha. Em Proposta, preenche o Título e escolhe a Oportunidade e a Empresa, e põe o Estado em Rascunho enquanto a montas.

   

2. Em Prazos, preenche Data de envio e Validade; em Valores, o Desconto (%) negociado e o Documento, que é onde anexas a proposta assinada em PDF. Confirma em Adicionar: o Número (PROP-001, PROP-002, …) é só de leitura e preenche-se na gravação.

3. O separador Linhas só abre depois de a proposta existir. Reabre o registo e, em Linhas, cria uma linha por artigo, com Produto, Quantidade, Preço unitário e Desconto (%); o Subtotal calcula-se a partir dos três.

4. Total soma os Subtotal das linhas. O Desconto (%) da proposta é o desconto global e não desce este total — negoceia-se por ali e aplica-se no documento que envias.

5. Quando enviares, passa o Estado a Enviada e, mais tarde, a Aceite, Rejeitada ou Expirada.

6. O separador Ficha põe a lista das propostas — Título, Número e Estado, agrupada por Estado — ao lado do formulário da escolhida, com as setas para saltar de registo e Guardar no canto superior direito.

   

Ver também

• Vista Record
• Rollup

Como registar uma atividade

A chamada, a reunião ou o email ficam no calendário e na ficha de quem participou.

Antes de começar: o contacto criado; a oportunidade, se a atividade pertencer a um negócio.

1. Abre a ficha do contacto e, no separador Atividades, clica em Adicionar — é o caminho mais curto, porque o contacto já vai preenchido.

2. No diálogo Adicionar Atividades, escreve o Assunto e escolhe o Tipo — Chamada, Reunião, Email, Tarefa ou Nota —, a Data, a Duração (min) e o Responsável. Enquanto a atividade não acontecer, o Estado é Planeada.

3. Escolhe a Oportunidade quando a atividade fizer parte de um negócio: é assim que ela aparece também na ficha da oportunidade. Confirma em Adicionar.

4. Depois de a fazeres, passa o Estado a Concluída e escreve o Resultado e a Próxima ação. A automação Atividade concluída copia a Data para a Última interação do contacto.

5. No rail Atividades, o separador Calendário mostra o mês com o Assunto de cada atividade no dia, Planeadas lista por data só o que falta fazer, e Tabela deixa mudar o Estado na célula.

   

Ver também

• Vista Calendário
• Como trabalhar na vista de calendário

Como fechar uma oportunidade

A oportunidade sai do pipeline e, se for ganha, a empresa passa a cliente.

Antes de começar: a oportunidade em qualquer fase aberta e, numa perda, o motivo já sabido.

1. Abre a oportunidade e, na secção Essencial, passa a Fase a Ganha ou a Perdida — ou arrasta o cartão para essa coluna do Funil.

2. Numa perda, escolhe o Motivo da perda na secção Fecho: Preço, Concorrência, Sem orçamento, Sem resposta ou Outro.

3. A automação Oportunidade fechada escreve a data de hoje em Fechada em. Tal como Na fase desde, mostra-se na secção Fecho e não se escreve.

4. Numa vitória, a mesma automação põe o Estado da empresa em Cliente, sem teres de abrir a ficha dela.

5. O Valor em aberto de uma oportunidade ganha ou perdida passa a zero: é por isso que o Valor em pipeline desce sozinho quando fechas.

6. Confirma no rail Painel, no período escolhido em Dia, Semana, Mês, Trimestre, Semestre ou Ano: os indicadores Oportunidades abertas, Valor em pipeline, Valor ponderado, Leads novas e Atividades planeadas, os gráficos Valor por fase, Leads por origem e Atividades por tipo, e duas tabelas sem título — as atividades por Data, Assunto, Tipo e Contacto, e as oportunidades por Código, Título, Empresa, Valor e Fase.

   

Ver também

• Workflows
• Vista Dashboard