Organizações & Workspaces

Organizações

Uma Organização é o contentor de nível superior no OutDo. Representa uma empresa, equipa ou entidade, e garante isolamento completo de dados em relação a outras organizações.

O que uma organização contém

• Workspaces — Um ou mais ambientes de aplicação isolados
• Membros — Utilizadores adicionados à organização, que partilham o plano da organização
• Variáveis — Pares chave-valor personalizados, acessíveis em todos os workspaces (ex.: chaves de API, configuração partilhada)
• Editores incluídos — Capacidade de edição do plano da organização, com extras comprados via Stripe ou atribuídos manualmente pela equipa OutDo a partir da consola da plataforma

Propriedades da organização

Propriedade	Descrição
Nome	Nome de apresentação mostrado em toda a plataforma (ex.: "Acme Corp")
Nome interno	Gerado automaticamente a partir do nome de apresentação, usado internamente (ex.: "acme_corp")
Dono	Acesso total a tudo na organização. Atribuído automaticamente a quem a criou, mas transferível para outro membro posteriormente — ver Permissões
Variáveis	Pares chave-valor personalizados, referenciados como {{org.variableName}}

Gerir organizações

A página de Organização lista todas as organizações a que pertences como uma lista de uma coluna, com linhas de largura total (não é uma grelha). Cada linha mostra o nome da organização, o número de workspaces e o número de membros.

Configurar uma organização requer ser Administrador ou Proprietário da organização. Quem cumpre este requisito tem a ação Configurar no menu de opções (⋮) da linha, que abre as Definições: a organização no topo, as suas secções, e em baixo o bloco Workspace para escolher um workspace e editar o seu Geral e as suas Variáveis. Secções da organização:

Separador	O que faz
Geral	Resumo só de leitura: contagens de membros, workspaces e subusers ativos, mais data de criação e criador
Configurações	Nome de apresentação e cor da organização
Variáveis	Adiciona, edita ou elimina variáveis da organização ({{org.variableName}}); uma variável pode ser marcada como secret, o que oculta o seu valor exceto para superadmins da plataforma
Subusers	Gere os subusers da organização
Utilizadores	Lista, adiciona ou remove membros da organização
Caixas	Os endereços de email da organização, para ler e copiar; criam-se e editam-se no portal
Remetentes	Quem pode escrever para as caixas (domínios e endereços); gere-se no portal
Caixa de correio	Abre a caixa de correio da organização: Entrada, Saída, Quarentena e Teste, com pesquisa, filtros (caixa, remetente, motivo ou estado, período) e o detalhe de cada mensagem. Só administradores da organização. O corpo dos emails não fica guardado. Na Entrada, Reprocessar volta a correr as automações de um email recebido há menos de 30 dias; autorizar um remetente faz-se no portal
Workspaces	Lista os workspaces da organização e permite escolher qual abre por predefinição
Uso de AI	Saldo de créditos de IA e detalhe de utilização por modo e modelo

Esta caixa de diálogo não é o Admin panel do workspace. Atribuir papéis ou configurar perfis de acesso acontece antes na secção Admin panel → Permissões, que requer o papel Administrador ou superior, o papel Editor não tem acesso. Consulta Administração e Permissões para o modelo completo.

Configuração inicial

Se ainda não pertences a nenhuma organização, a página de Organização mostra um ecrã de boas-vindas em vez da lista. Clica em Criar a minha organização para abrires o portal OutDo — as organizações são criadas lá, já que a faturação e os entitlements são geridos no portal. Depois de seres adicionado a uma organização, ela volta a aparecer nesta página.

Membros e faturação

O plano (tier) é atribuído à organização como um todo — todos os membros partilham o mesmo plano. O Dono da organização muda-o a partir da página de Subscription do portal (a faturação nunca é gerida dentro do próprio OutDo). Existem cinco planos à venda: Grátis, Basic, Pro, Scale e Enterprise.

Os preços, os limites de cada plano (editores, workspaces, quiosques, registos por workspace, armazenamento, créditos IA) e os extras estão na página de preços, que lê sempre os valores em vigor. A página de Subscription do portal mostra os da tua organização.

O preço é por organização, não por utilizador, e o pagamento anual custa 10 vezes o mensal. A contagem de workspaces inclui o primeiro workspace da organização. Os extras somam editores e, nalguns planos, workspaces: compram-se no checkout da Stripe, ou atribuem-se manualmente; sem capacidade suficiente para o número atual de editores, a mudança de plano abre o checkout para cobrir a diferença, e no Enterprise é apresentada antes uma mensagem para contactar vendas.

Créditos de IA adicionais

Cada plano traz créditos de IA por mês. Quando não chegam, o Dono da organização compra créditos adicionais na página Modelos IA do portal, secção Comprar créditos, em pacotes pagos uma vez no checkout da Stripe (preços sem IVA; a fatura chega por email). Os créditos adicionais não expiram, gastam-se depois dos créditos do mês e mantêm-se quando o plano muda. Qualquer plano compra, o Grátis incluído: com créditos adicionais o chat com IA funciona mesmo num plano sem IA.

Na app, o saldo fica sempre à vista no rodapé do assistente. Quando os créditos acabam, o assistente mostra o aviso e, para o Dono, o botão Comprar créditos, que abre o portal (na app iOS o botão não aparece). Os outros membros veem a quem pedir. Um reembolso retira os créditos desse pacote se ainda não tiverem sido gastos.

Workspaces

Um Workspace é um ambiente de aplicação isolado dentro de uma organização. Cada workspace tem as suas próprias features, views, módulos, workflows e permissões.

Quando usar vários workspaces

• Separar departamentos — workspace de Vendas, workspace de RH, workspace de Operações
• Separar ambientes — workspace de Produção, workspace de Staging
• Separar localizações — workspace da Loja A, workspace da Loja B (usando variáveis de workspace para definições específicas de cada localização)
• Separar clientes — Cada cliente tem o seu próprio workspace dentro da tua organização

Propriedades do workspace

Propriedade	Descrição
Nome	Nome de apresentação (ex.: "Operações de Vendas")
Nome interno	Gerado automaticamente a partir do nome de apresentação
Módulo predefinido	O módulo que abre primeiro ao entrar no workspace (opcional)
Ordem dos módulos	Ordenação personalizada dos módulos no rail de navegação
Variáveis	Pares chave-valor específicos do workspace, referenciados como {{ws.variableName}}

Criar e editar workspaces

Para criares um workspace, clica no cartão + da página de Workspace, em Adicionar workspace na secção Workspaces das Definições da organização, ou, numa organização ainda sem workspaces, numa das entradas da página vazia (Começar do zero, um dos módulos ou Ver todos os modelos). Criar está ao alcance de quem tem, no mínimo, o papel Editor a nível de toda a organização. No limite de workspaces do plano o botão continua lá, e o clique explica que a organização já tem os workspaces que o plano permite.

Abre o assistente Novo workspace, um passo de cada vez:

1. Origem: Em branco (um workspace vazio, para desenhar de raiz), Módulo ou modelo (módulos prontos ou um modelo) ou Com IA (descreves o negócio e a IA propõe um modelo). Em branco pede um plano que inclua desenhar estrutura, o mesmo do modo design; Com IA pede um plano com IA; sem ligação só Em branco fica disponível.
2. Identidade: o nome, a cor e o ícone, com a pré-visualização do cartão na mesa.
3. Módulo ou modelo: um ou mais módulos, ou um modelo (com as variáveis que pedir), com dados de exemplo e o módulo que abre primeiro. Com IA, o passo Descrição vem antes: escreves duas linhas sobre o negócio, clicas em Propor e revês aqui o modelo proposto.
4. Avançado (opcional): variáveis do workspace e instruções para a IA. Tudo se muda depois nas Definições do workspace.

Nada fica gravado até Criar workspace. Fechar o assistente a meio não perde o que escolheste: reabri-lo na mesma sessão retoma no primeiro passo por acabar. Com módulos ou um modelo, um ecrã de construção mostra o que está a ser montado e no fim entras no novo workspace; em branco entras logo.

Para editares um workspace, abre o seu menu de opções (⋮), requer o papel de Administrador:

• Configurar (Administrador ou Proprietário da organização) abre as Definições já com este workspace em foco: Geral (nome, módulo predefinido, apagar o workspace) e Variáveis. As alterações ficam por guardar até Guardar.
• Design abre o Admin panel do workspace. Entrar no modo design pede duas coisas ao mesmo tempo: o role certo no workspace (o painel requer Administrador ou superior, ver Administração) e um plano que inclua desenhar estrutura (Basic ou superior, ou um Trial Pro a decorrer). A entrada fica sempre visível e é o clique que explica: quando é o plano a recusar, abre o aviso O modo design faz parte do Pro.

Configuração inicial

O primeiro workspace de uma organização nasce no assistente do portal, não na aplicação. No passo O que quer gerir primeiro? escolhes os módulos que vêm dentro dele; podes acrescentar outros depois. O servidor cria a organização, o núcleo e os módulos escolhidos (cerca de 4 segundos). Automações e API precisam do Pro ou do teste; no Free ficam guardadas à espera de um plano.

Quando entras na aplicação, vês um ecrã de chegada e o novo workspace abre sozinho. A partir daí, a lista normal assume o controlo, e criar outros workspaces faz-se como descrito acima.

O Trial Pro

A organização nasce num Trial Pro de 14 dias com 300 créditos de IA, e o Pro completo fica ligado durante o teste: modo design, automações, API e chat com IA. Não é preciso pedir nada nem nasce um workspace novo, e o limite de workspaces do plano não muda. O teste é concedido uma vez por organização: não reinicia.

Enquanto o Trial Pro corre, o plano aparece como Trial Pro e uma faixa no topo conta os dias que faltam: Trial Pro: faltam N dias. No último dia diz Trial Pro: termina hoje.

No fim do Trial Pro nada fica só de leitura: os teus dados e o que construíste continuam a funcionar em leitura e escrita, e uma faixa âmbar explica que o modo design, as automações, a API e o chat com IA ficam à espera de um plano. As automações e as chaves de API não são apagadas, apenas deixam de correr enquanto não houver um plano que as inclua. Subir de plano devolve no momento o que esse plano inclui: o Basic abre o modo design, o Pro também as automações e a API.

Limites do plano Free: uma organização Free por utilizador; os restantes (workspaces, registos por workspace, quiosques, armazenamento) estão na página de preços. Quando um limite é atingido, o OutDo mostra um aviso Fazer upgrade.

Workspaces bloqueados

Quando uma organização tem mais workspaces do que o seu plano permite, só os criados mais recentemente (até ao limite do plano) continuam utilizáveis — os restantes ficam congelados, só de leitura. O workspace incluído no plano (o antigo Essencial, nas organizações que o têm) nunca é congelado, em nenhum plano e independentemente da sua idade; só workspaces adicionais podem ser bloqueados. Um cartão bloqueado mostra um badge Bloqueado, com um tooltip a explicar que o workspace excede o limite do plano, e ao abri-lo aparece uma faixa: as alterações feitas aí não serão guardadas. A partir daí, podes Fazer upgrade para desbloquear todos os workspaces de imediato, ou eliminar um workspace que já não uses — eliminar um reativa o workspace mais antigo a seguir, no seu lugar. Este congelamento nunca apaga dados; apenas impede escritas até a contagem voltar a estar dentro do limite do plano.

Variáveis de workspace

As variáveis são pares chave-valor que tornam a configuração do teu workspace dinâmica. São referenciadas usando a sintaxe {{ws.variableName}}, por exemplo nos filtros das vistas.

Exemplos de utilização:

• storeId: "store-001" — Identifica qual a loja que este workspace representa
• region: "EU" — Define a configuração regional
• apiEndpoint: "https://api.example.com/v2" — Endpoint de API específico do workspace

Combinadas com as variáveis da organização ({{org.variableName}}), isto permite que a mesma configuração se comporte de forma diferente por workspace e por organização.

Fontes e instruções de IA

O assistente de IA e os agentes das automações seguem instruções e consultam documentos da organização:

• Instruções da organização: o tom, as regras e o vocabulário que valem em todos os workspaces. Editam-se no portal, na página Fontes de IA, pelo Dono e pelos administradores da organização, até 4000 caracteres.
• Instruções do workspace: somam-se às da organização e prevalecem em caso de conflito. Editam-se na app, em Definições, secção Instruções de IA do workspace, por quem administra o workspace, até 4000 caracteres.
• Fontes: ficheiros (PDF, imagem, texto, Markdown, CSV ou JSON, até 10 MB cada) e notas de texto colado, geridos na página Fontes de IA do portal. Cada fonte é lida por inteiro, sem pesquisa por excertos. As fontes marcadas No chat entram em todas as conversas do assistente; num passo Agente (Autónomo) de uma automação, escolhem-se em Fontes da organização.

Cada chamada à IA junta no máximo 8 documentos e 20 MB de referência: primeiro o corpus de referência do passo, depois as fontes da organização, pela ordem escolhida. O que não couber fica de fora e aparece como aviso na execução da automação. Todos os membros da organização usam as fontes através da IA; só o Dono e os administradores as alteram.

Navegação no workspace

Quando clicas num cartão de workspace:

1. O OutDo verifica se existe um módulo predefinido. Se estiver definido e for válido, navega diretamente para esse módulo.
2. Se não houver predefinição, recorre ao primeiro módulo na ordem configurada no admin panel.
3. Dentro do módulo, verifica se existe um Rail Padrão e navega para ele.
4. A view configurada nesse rail carrega na área de conteúdo principal.

Os workspaces sem módulos têm um badge Sem módulos no cartão e mostram um aviso se clicares neles — não aparecem visualmente esbatidos.

Modo kiosk

Os utilizadores marcados com a flag de conta kiosk saltam por completo a seleção de organização e workspace — kiosk é uma flag na conta do utilizador, não um role de workspace (ver Permissões). A sua conta está pré-configurada com uma organização, workspace, módulo e rail específicos. No login, são redirecionados automaticamente para a view designada — ideal para terminais de self-service, postos de ponto de venda ou estações de trabalho dedicadas.